1-.
Nous sommes six copropriétaires. Notre copropriété
a 5 ans. L'un de nous veut vendre son appartement et un éventuel
acheteur demande à consulter les procès-verbaux des assemblées.
Comme nous n'avons jamais pris la peine de nous réunir officiellement,
nous n'avons rien de tel à lui montrer. Est-ce grave ?
Tout d'abord vous contrevenez à
l'article 1070 du Code civil du Québec qui impose au syndicat l'obligation
de tenir à la disposition des copropriétaires
certains registres ( voir ci-après) ainsi que les procès-verbaux
des assemblées des administrateurs et des copropriétaires.
Tant que tous les copropriétaires se satisfont de contrevenir à
cet article, on ne peut imaginer grande sanction. Jusqu'au jour cependant
où l'un d'eux s'en plaindra et alors les administrateurs pourront
être tenus responsables personnellement.
Sur le plan pratique, les registres et procès-verbaux constituent
la meilleure preuve de ce qu'ils contiennent. On pourra facilement retracer
et prouver une décision prise par les administrateurs ou les
copropriétaires.
Lorsqu'on voudra vendre son appartement, une administration bien tenue
et des registres en ordre, permettront non seulement de prouver à
l'acheteur ce qu'on lui avance mais lui démontreront le sérieux
de la copropriété, ce qui peut-être un élément
décisif dans une transaction.
2-.
Si nous avions tenu nos registres régulièrement, un éventuel
acheteur a-t-il le droit de les consulter ? Et en fait qui a le droit de
le faire ?
L'article 1070 C.c.Q. répond de lui-même
: "Le syndicat tient à la disposition des copropriétaires
un registre contenant...."
Donc seuls les copropriétaires et leurs ayants droit peuvent les
consulter. Un acheteur éventuel de son propre chef ne pourrait exiger
de les consulter. Mais comme tout copropriétaire devrait conserver
une copie des procès-verbaux des assemblées qui lui sont
remis, il pourra les transmettre à l'acheteur.
Ici, nous recommandons la prudence: ces registres sont de nature privée,
ils ne devraient être communiqués qu'à un acheteur
sérieux, qui aurait déjà signé une offre d'achat,
au moins conditionnelle à la consultation de ces registres. Naturellement,
il est toujours possible pour un copropriétaire de donner une procuration
à toute personne qu'il désignera pour consulter les registres
en ses lieu et place.
3-.
Y-a-t-il une façon officielle et obligatoire de tenir les registres
de procès-verbaux ? Quels registres doit-on conserver ?
L'article 1070 C.c.Q. répond à la question. Il se lit comme
suit:
Article 1070: "Le syndicat tient à la disposition des copropriétaires
un registre contenant le nom et l'adresse de chaque copropriétaire
et de chaque locataire, les procès-verbaux des assemblées
des copropriétaires et du conseil d'administration, ainsi que les
états financiers. Il tient aussi à leur disposition la Déclaration
de copropriété, les copies de contrats auxquels il est partie,
une copie du plan cadastral, les plans et devis de l'immeuble bâti,
le cas échéant, et tous autres documents relatifs à
l'immeuble et au syndicat."
Notons que le syndicat doit avoir en sa possession une copie des plan et
devis de l'immeuble bâti. Il est donc très important lors
de l'achat d'une copropriété neuve d'obtenir du promoteur
une copie de ces plans. L'absence des plans peut s'avérer
préjudiciable lors de travaux ou de réparations futurs ou
lors de contestations judiciaires.
Bien que l'article ci-dessus n'y fasse aucune mention particulière,
on prévoit souvent dans les Déclarations de copropriété
la tenue d'un registre des créanciers dans lequel sont consignés
les nom et adresse des créanciers de chacun des copropriétaires
car les actes de prêts contiennent un transport des droits de vote
en faveur du créancier. Un avis de convocation aux assemblées
des copropriétaires, ainsi que les documents qui l'accompagne
doivent alors être envoyé au créancier. Naturellement
ne sont inscrit dans ce registre que les créanciers qui font une
demande à cet effet. Il n'incombe pas aux administrateurs de rechercher
qui sont les créanciers des copropriétaires.
Le Code civil n'impose pas de forme sacramentelle pour la rédaction
des résolutions ou des procès-verbaux. Notons que sans devoir
être un relevé sténographique de l'assemblée,
le procès-verbal doit relater les principaux éléments
et événements de l'assemblée. Les résolutions
qui sont la transcription des décisions adoptées doivent
être rédigées de la façon la plus claire et
la plus concise possible. Une résolution doit pouvoir se distinguer
de ce qui a été simplement discuté sans avoir
été adopté. Il faut éviter qu'un énoncé
soit sujet à plusieurs interprétations.
