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1-.Est-on obligé d'envoyer un avis de convocation aux assemblées de copropriétaires? Par quel moyen doit-on le faire? Doit-on y joindre des documents? 

C'est au conseil d'administration qu'incombe en premier la responsabilité de convoquer l'assemblée annuelle des copropriétaires. Pour cela un avis doit être envoyé à chaque copropriétaire. Naturellement il n'y a pas de forme stricte pour l'envoi de cet avis mais l'article 346 C.c.Q. précise ce qu'il doit contenir et les délais d'envoi. Il faut souligner qu'il faut également examiner la Déclaration de copropriété puisqu'il est possible qu'elle modifie dans une certaine mesure ces dispositions. 

Article 346: "L'avis de convocation de l'assemblée annuelle indique la date, l'heure et le lieu où elle est tenue, ainsi que l'ordre du jour; il est envoyé à chacun des membres habiles à y assister, au moins dix jours, mais pas plus de quarante-cinq jours, avant l'assemblée. Il n'est pas nécessaire de mentionner à l'ordre du jour de l'assemblée annuelle les questions qui y sont ordinairement traitées." 

Article 347: "L'avis de convocation de l'assemblée annuelle est accompagné du bilan, de l'état des résultats de l'exercice écoulé; et d'un état des dettes et créances." 

Article 348: "L'assemblée des membres ne peut délibérer sur d'autres questions que celles figurant à l'ordre du jour, à moins que tous les membres qui devaient être convoqués ne soient présents et n'y consentent. Cependant, lors de l'assemblée annuelle, chacun peut soulever toute question d'intérêt pour la personne morale ou ses membres." 

L'article 1087 du Code ajoute que l'on doit joindre entre autre à l'avis, le budget prévisionnel et l'article 1088 donne la possibilité à tout copropriétaire de faire inscrire une question à l'ordre du jour  

Article 1087."L'avis de convocation de l'assemblée annuelle des copropriétaires doit être accompagné, en plus du bilan, de l'état des résultats de l'exercice écoulé, de l'état des dettes et créances, du budget prévisionnel, de tout projet de modification à la déclaration de copropriété et d'une note sur les modalités essentielles de tout contrat proposé et de tous travaux projetés" 

Article 1088."Tout copropriétaire peut, dans les cinq jours de la réception de l'avis de convocation, faire inscrire toute question à l'ordre du jour. Avant la tenue de l'assemblée, le conseil d'administration avise par écrit les copropriétaires des questions nouvellement inscrites." 

Il n'y a pas de façon prescrite pour transmettre l'avis de convocation, mais comme on doit pouvoir prouver qu'il a été envoyé dans les délais, il est prudent d'utiliser un moyen qui détermine le moment de l'envoi et de la réception et le courrier recommandé est alors tout indiqué. Notons pour terminer, qu'il est possible de renoncer à l'avis de convocation et la seule présence à une assemblée équivaut à une renonciation à l'avis, à moins qu'elle soit justifiée par la contestation de l'avis de convocation. 

Article 353: "Les administrateurs ou les membres peuvent renoncer à l'avis de convocation à une réunion du conseil d'administration, à une assemblée des membres ou à une séance d'un autre organe. Leur seule présence équivaut à une renonciation à l'avis de convocation, à moins qu'ils ne soient là pour contester la régularité de la convocation." 

 2-. Un copropriétaire peut-il refuser de donner un double de sa clé aux adminis-trateurs? Doit-il également donner le mot de passe de son système d'alarme? 

 Le fait même de vivre en copropriété impose à tous les copropriétaires une limite à leur intimité et à leur vie privée dans la mesure où la sécurité de tous commande que les personnes responsables de l'entretien, de la conservation de l'immeuble et de la sécurité de ses occupants aient accès en tout temps, en cas d'urgence, à toutes les parties de l'immeuble.  

Dans certaines copropriétés, surtout celles de petites tailles, des valves ou contrôles peuvent se trouver à l'intérieur d'une partie privative. Il est essentiel que les administrateurs puissent y avoir accès. 

Les règlements et la déclaration de copropriété contien-nent d'ailleurs presque toujours, une disposition obligeant aux copropriétaires de remettre un double de clé aux administrateurs.  

Celui qui refuse de remettre sa clé s'expose donc à un manquement à ses obligations pouvant entraîner une responsabilité de sa part. En effet, il pourrait être tenu responsable des dommages résultant de l'impos-sibilité de pénétrer rapidement dans son appartement. 

Quant au système d'alarme, celui-ci n'empêche pas l'accès à la partie privative, il ne fait que signaler l'intru-sion. Comme seule l'urgence peut justifier un accès à une partie privative sans la présence du propriétaire, le déclenchement du système ne devrait pas être un obstacle.